03.09.2009 -

Virtuelle Teams und Handicaps beim Informations-Management

Virtuelle Teams leben vom gemeinsam verfügbaren Wissen und vom Informationsaustausch. Und hier gibt es oft Verbesserungsmöglichkeiten.

Für virtuelle Teams ist der richtige Umgang mit Informationen und dem bei den Mitgliedern des virtuellen Teams vorhandenen Wissens- und Erfahrungsschatz entscheidend.

Doch da hapert es gelegentlich. Nicht unbedingt am Willen, sondern weil Voraussetzungen nicht geschaffen oder aber falsch angelegt werden, wie aus einem auf einer Studie basierenden Artikel^*) hervorgeht.

Zum einen gibt es oft eine Reihe technischer Unzulänglichkeiten etwa beim Zugang oder bei der Archivierung von Daten bis hin zu asynchronen Kommunikationsmedien oder mangelnder Befähigung zur Nutzung vorhandener Technologie.

Außer dem Teilen des für die Teamaufgabe relevanten und im Team verfügbaren Wissens, geht es auch darum, einen kollektiven Wissensspeicher für das Team zu schaffen. Dieser stellt den kollektiven Wissens- und Erfahrungsstand dar, der durch die einzelnen Teammitglieder aufgebaut, erfasst, gespeichert und abrufbar verfügbar ist.

Ein solches "transactive memory system = TMS" wächst allmählich und ermöglicht es jedem im Team, mittels dieser Datenbank schnell auf das im Team verfügbare und abrufbare Wissen zuzugreifen.

Tatsächlich scheitern nach Erkenntnissen der Studie viele virtuelle Teams daran, den kollektiv vorhandenen Erfahrungsschatz voll auszuschöpfen, mit der Folge, dass u.a. immer wieder vermeidbarer Aufwand in Recherchen gesteckt wird zu Themen, über die im Team profunde Erfahrungen bei anderen Teammitglieder vorliegen.

Nicht immer scheint man die richtigen Teamleads mit der Teamleitung zu beauftragen. Manche Teamleiter behindern den Informationsaustausch eher als ihn zu befördern. Sei es, indem sie Informationen horten und zurückhalten oder aber dadurch, dass sie für einen Überfluss an Informationen sorgen. Der angemessene Umgang mit Informationen und das richtige Informations-Management sind entscheidend.

Nicht jedes Teammitglied muss Details zu jedem teambezogenen Thema kennen. Aber alle müssen bei Bedarf und in angemessener Weise Zugriff zum vorhandenen Wissens-Fundus haben.

Nicht zuletzt sind es kulturelle Themen, nicht etwa nur sprachliche Missverständnisse, die das Management von Information und Kommunikation gerade bei globalen virtuellen  Teams aufgrund kulturbedingter Unterschiede erheblich erschweren können.

Es gehört viel Sensibilität zum Erspüren und angemessenen Handling kulturbedingter Kommunikationsunterschiede und eine bewusst wahrgenommene Rolle als Teamleader in der Bearbeitung solcher "Kulturhürden". Teamentwicklung, die den interkulturellen wie aufgabenbezogenen Ansatz zugleich verfolgt, kann hier eine wichtige Hilfestellung sein.

*) Benson Rosen et.al., Overcoming Barriers to Knowledge Sharing in Virtual Teams, in: Organizational Dynamics Vol. 36, Issue 3, 2007, S. 259 ff.